やっている理由を考えてみる

こんにちは、岩井徹朗です。


メールを受信した時、

　開封確認メッセージ

を要求されることがあります。


私は自分がメールを送る時には
ほとんど使っていません。

でも、これはぜひ読んでほしいという
メールを送った時、相手の方がそれを
読んでくれたかどうかが気になるという
気持ちはよく分かります。


一方で、この開封確認メッセージ。

受取る人によっては

　「うざったいなあ…」

と感じる人がいます。


私の場合、それほどの嫌悪感は感じません。


それでも、確認要求メッセージがある
メールに対しては、

　「返信しなくてもいいかなあ」

という心理がついつい働きます。


これって、メールを送る側からすると、
コミュニケーションを遮ることになるので
かえって逆効果ですね。



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仕事の関係で毎週2～3回メールをくれる方が
いるのですが、その人からのメールは
いつも確認要求メッセージ付き。


そこで、先日思い切って


　「確認メッセージがついているのは
　　何か特別な理由があるのですか？」


という質問をしました。


先方の答えは、


　「別に特段の理由は…」


私は思っていることを正直にお話し、


　「どうしても開封確認が必要な
　　重要メール以外は確認メッセージの
　　設定を外してみては」


というご提案しました。


それ以降その方からのメールは
確認要求メッセージなし。


私とのメールのやり取りもよりスムーズに
なった感じです。



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会社の中でも

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　なんとなく続けている業務
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というのがいくつかあります。



最近業務フローの点検を行った会社では、


　・正社員の給料：当月分を25日支払い

　・パート社員の給料：前月分を翌15日支払い


と分かれていました。


ここ数年、ずっと同じやり方を続けて
おられたのですが、ご担当の方に理由を
お聞きしても

　「ちょっとよく分かりません」

というご返事。


そこで、社長および税理士の先生と相談し、


　正社員の給料：前月分を翌15日支払い


に変更して統一しました。


移行月は締めの関係で一時的に社員の
支給額が減るという課題はありました。


しかし、社長が、

　もし移行時に不都合が起きる場合は、
　不足分を会社から社員に貸付けする

というご決断をされたこともあり、
移行も無事終了。


結果的に、業務の効率化につながり、
資金繰りの把握もより簡単になりました。



なんとなく惰性で昔から続けている習慣
のようなものがあります。

始めた当初はそれなりの意味や理由があっても、
状況が変わって今ではやめた方が皆がハッピーに
なるものも…。



中小企業は

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　経営資源の集約化
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が飛躍のキーポイント。


「なんとなく」ではなく、やる、やらないを
はっきりさせた方がベターと考えています。

タグ：業務 メール 経営資源 中小企業 集約化